Hoja de cálculo

 LECTURA: HOJA DE CÁLCULO

 

Por: Magda Julissa Rojas-Bahamón

Docente de Tecnología e informática

 En la actualidad, el uso de hojas de cálculo se ha convertido en una herramienta esencial en el mundo empresarial y en la vida cotidiana. Las hojas de cálculo son programas informáticos que permiten la manipulación de datos y la realización de cálculos complejos, lo que resulta muy útil para la gestión de información y la toma de decisiones.

En este texto, se explicará qué es una hoja de cálculo, para qué sirve, las hojas de cálculo más populares del mercado, conceptos básicos de la hoja de cálculo, el espacio de trabajo, la barra de fórmulas, la celda, la columna y la fila, así como el uso de las fórmulas básicas de suma, resta, multiplicación y división.

Definición de hoja de cálculo y para qué sirve

Una hoja de cálculo es un programa de computadora que permite la manipulación de datos y la realización de cálculos complejos. Las hojas de cálculo se utilizan en el mundo empresarial y en la vida cotidiana para organizar datos y realizar operaciones matemáticas. La principal característica de las hojas de cálculo es que permiten realizar cálculos automáticamente en función de los datos que se ingresan. Esto resulta muy útil para la gestión de información y la toma de decisiones en diferentes ámbitos.

Algunas hojas de cálculo del mercado

Microsoft Excel y Open Office

En la actualidad, existen diferentes programas de hojas de cálculo en el mercado. Los más populares son Microsoft Excel y Open Office Calc. Microsoft Excel es un programa comercial que forma parte de la suite de programas de Microsoft Office. Por otro lado, Open Office Calc es un programa de hojas de cálculo gratuito y de código abierto que forma parte de la suite de programas Open Office. Ambos programas tienen características similares y permiten la manipulación de datos y la realización de cálculos complejos. El formato de archivo de Microsoft Excel es “.xlsx” y el de Open Office es “.ods”.

 

Logo de Microsoft Excel

Logo de Hoja de cálculo de Libre Office

Conceptos básicos de la hoja de cálculo

 

·       Espacio de trabajo: La hoja de cálculo está formada por una cuadrícula compuesta por celdas que se organizan en filas y columnas. El espacio de trabajo de una hoja de cálculo puede variar según el programa que se utilice, pero en general se compone de varias hojas de cálculo que pueden ser organizadas y visualizadas en pestañas.

 

·       Barra de fórmulas: La barra de fórmulas se encuentra en la parte superior de la hoja de cálculo y permite ingresar fórmulas y funciones para realizar cálculos en las celdas.

 

·       Celda: La celda es el espacio más pequeño de la cuadrícula de la hoja de cálculo. Cada celda se identifica por una letra y un número que indican la columna y la fila en la que se encuentra.

 

·       Columna: La columna es un conjunto de celdas que se organizan verticalmente en la hoja de cálculo. Las columnas se identifican por letras que van desde la A hasta la Z y luego desde la AA hasta la IV.

 

·       Fila: La fila es un conjunto de celdas que se organizan horizontalmente en la hoja de cálculo. Las filas se identifican por números que van desde el 1 hasta el 1,048,576.

 

FÓRMULAS BÁSICAS

Fórmula de suma

La fórmula básica de suma de dos celdas en una hoja de cálculo se representa mediante el símbolo "+" (signo de suma). Para realizar la suma de dos celdas, se debe seleccionar la celda donde se desea mostrar el resultado y escribir la fórmula utilizando el símbolo de suma, seguido de las celdas que se desean sumar.

Por ejemplo, si se desea sumar los valores de las celdas A1 y B1, se debe seleccionar una celda vacía (por ejemplo, C1) y escribir la fórmula

 =A1+B1

 Al presionar Enter, se mostrará en la celda C1 el resultado de la suma de A1 y B1.

 Es importante tener en cuenta que se pueden sumar más de dos celdas a la vez, simplemente escribiendo la fórmula con todos los valores que se desean sumar separados por el signo de suma. Por ejemplo, para sumar los valores de las celdas A1, B1 y C1, se debe seleccionar una celda vacía (por ejemplo, D1) y escribir la fórmula:

  =A1+B1+C1

Es recomendable utilizar referencias de celdas en las fórmulas, en lugar de escribir valores directamente en la fórmula, ya que esto permite modificar los valores de las celdas y ver los resultados actualizados de forma automática.

La fórmula de suma también puede utilizarse en conjunción con funciones de suma predefinidas en Excel, como la función SUMA, que permite sumar un rango de celdas en una sola fórmula. Por ejemplo, para sumar los valores de las celdas A1 a A5, se puede utilizar la fórmula:

 =SUMA(A1:A5)

 en la celda donde se desea mostrar el resultado.

Fórmulas de Resta

La fórmula para realizar una resta en Excel es similar a la fórmula de suma. La única diferencia es que en lugar del signo de suma (+), se utiliza el signo de resta (-). Por ejemplo, si queremos restar el valor de la celda B2 de la celda A2, la fórmula sería:

=A2-B2

También podemos restar valores que no se encuentran en celdas. Por ejemplo, si queremos restar el valor 100 de la celda A2, la fórmula sería:

=A2-100

Fórmulas de Multiplicación

La fórmula para realizar una multiplicación en Excel es similar a las fórmulas anteriores. En lugar del signo de suma o resta, utilizamos el signo de multiplicación (*). Por ejemplo, si queremos multiplicar el valor de la celda B2 por el valor de la celda A2, la fórmula sería:

=A2*B2

También podemos multiplicar valores que no se encuentran en celdas. Por ejemplo, si queremos multiplicar el valor 2 por el valor de la celda A2, la fórmula sería:

=A2*2

Fórmulas de división

La fórmula para realizar una división en Excel es similar a las fórmulas anteriores. En lugar del signo de suma, resta o multiplicación, utilizamos el signo de división (/). Por ejemplo, si queremos dividir el valor de la celda A2 entre el valor de la celda B2, la fórmula sería:

=A2/B2

También podemos dividir valores que no se encuentran en celdas. Por ejemplo, si queremos dividir el valor 100 entre el valor de la celda A2, la fórmula sería:

=100/A2

Excel es una herramienta muy poderosa que permite realizar cálculos y análisis de datos de manera eficiente y precisa. Con el conocimiento de los conceptos básicos de la hoja de cálculo y las fórmulas de suma, resta, multiplicación y división, los usuarios pueden crear hojas de cálculo que les permitan automatizar tareas, organizar datos y tomar decisiones informadas.

Es importante recordar que Excel ofrece una gran cantidad de funciones y herramientas avanzadas que permiten realizar tareas más complejas, como la creación de gráficos, la realización de análisis estadísticos y la integración con otras aplicaciones de Microsoft Office.

Referencias

Microsoft. (2022). Excel. https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/excel

OpenOffice. (2022). Calc. https://www.openoffice.org/product/calc.html

Moore, J. (2021). Excel Basics: Introduction to Excel. LinkedIn Learning. https://www.linkedin.com/learning/excel-basics/introduction-to-excel

Walkenbach, J. (2021). Excel 2021 Bible. John Wiley & Sons.